Планирование, подготовка и проведение мероприятий

Планирование, подготовка и проведение мероприятий

Говорят, что успешное мероприятие готовится так, что 70% энергии уходит на его подготовку и только 30% на проведение и оценку результатов. Именно поэтому так важно заранее планировать каждое мероприятие. Однако не менее важно контролировать и корректировать что-то в процессе деятельности, а также уметь подвести итоги.

Если говорить кратко, то для подготовки мероприятия важно:

? понять, зачем его проводить, соответствует ли оно целям вашей группы,

? найти замечательную идею, т.е. ту изюминку, благодаря которой вы надеетесь достичь поставленных задач, и сделать это лучше других,

? разработать механизм реализации и составить календарный план,

? определить задачи, сроки, необходимые ресурсы и ответственных,

? определить, как вы будете оценивать результаты деятельности.

Более подробное планирование предполагает следующие шаги (на примере лагеря).

1. Какова миссия и цель деятельности организации? Каковы сильные и слабые стороны современного положения дел, каковы текущие проблемы деятельности, каким образом их можно решить (логика SWOT-анализа)? Какой путь кажется вам наиболее эффективным? На этапе первичного планирования производится отбор того мероприятия, над которым дальше предстоит работать. Проверьте себя: зачем устраивается мероприятие, нужно ли оно для достижения поставленной цели? Узнайте общественное мнение по поводу ваших идей, будет ли кто-то участвовать в предлагаемых вами делах. Итог: четко сформулированные цели и задачи мероприятия, приблизительные сроки и содержание.

2. Каков ваш кадровый потенциал? Кто сможет принять участие в планируемом мероприятии и насколько серьезно он готов включиться в работу? Подумайте, какие партнеры могут быть у вашего мероприятия. Составьте лист контактов и переговорите с этими людьми, за какую область они готовы принять ответственность, чем могут помочь, какого вознаграждения ожидают. Итог: список организаторов с их координатами и указанием полномочий и ответственности.

3. Встречи с организаторами мероприятия: обсуждение задач мероприятия, иерархии и правил совместной работы. Какую программу мероприятий вы планируете (подъем-отбой, питание, исповедь и богослужение, труд, спорт, семинары, игры, поход, встречи гостей)? Как она будет способствовать выполнению поставленных задач? Итог: составление списка мероприятий с их обоснованием (механизм реализации), критерии достижения поставленных задач, назначение ответственных, а также пресс-релиз по мероприятию.

4. Разработка календарного плана подготовки и проведения мероприятия, обучение и задания организаторам.

5. Теперь нужно заняться составлением списка участников мероприятия, их оповещением. Именно от их количества и качественного состава зависит формат мероприятия и необходимые вам ресурсы. Итог: общий список участников, лучше с характеристикой.

6. Что у вас есть в наличии (транспорт, место, питание, сон, гигиена, спортивный и трудовой инвентарь, спецснаряжение, методические материалы)? Что нужно будет приобретать дополнительно? Что нужно будет дополнительно разработать из методических материалов? Итог: список имеющихся и необходимых к приобретению и разработке ресурсов.

7. Постоянный контроль по ходу подготовки мероприятия, регулярные встречи.

8. Организационное собрание участников. На нем обсуждаются сроки, цели и программа мероприятия, правила для участвующих, собирается вступительный взнос. Даются сведения о транспортировке, месте жительства, погоде, инвентаре, одежде, обуви, посуде, дежурстве и работах. Проговаривается программа мероприятия и результаты в личностном росте для каждого. Итог: полная информированность участников (и их родителей).

9. Начало программы. Регулярные ежедневные планерки, обмен мнениями и эмоциями, совместные праздники для сплочения коллектива. Контроль деятельности по разработанным ранее критериям. Отслеживание промежуточных результатов. Итог: регулярный контроль и корректировка программы. Информирование заинтересованных лиц о ходе проведения мероприятия.

10. Завершение мероприятия. Распространение документов и данных, наработанных за время мероприятия. Итоговая проверка и поощрение участников. Каково мнение участников о проведенном мероприятии? Достигнуты ли планируемые результаты? Итог: составление отчета о мероприятии, рекомендаций на будущее, архивация методических материалов.

Критерии успеха при подготовке проектов и программ на конкурс:

? программа или проект, время реализации,

? научная обоснованность,

? социальная значимость и региональная обоснованность,

? адресность,

? целостность и внутренняя логика: цель – задачи – содержание, механизм реализации - план реализации – предполагаемые результаты.

? конкретность механизма,

? кадры, экономическая эффективность, ресурсная база,

? реалистичность,

? соответствие положению о конкурсе (номинация, документация, объем, эстетика оформления),

? инновационность,

? хорошие приложения.

Возможные формы деятельности, если мы говорим о лагере:

? мероприятия на природе (походы, купание, рыбалка, игры и состязания),

? спортивные мероприятия (эстафеты, футбол и пр.),

? лекции, дискуссии,

? просмотр видео с последующим обсуждением,

? практические занятия,

? труд,

? игры, викторины, ролевые игры,

? творческие задания (летописи, стенгазеты, песни, сценки, костры),

? церемонии,

? обсуждение дел группы,

? иное, вами придуманное.

Небольшой постскриптум. Описанное выше - это технология, и поэтому хотелось бы предупредить об одной ошибке - самонадеянности. Часто бывало, что у человека в духовной жизни раз что-то получится, и он думает: "Ну все, я теперь знаю, как этого достичь!" (выхода на более высокие степени молитвы, успешной проповеди, организации миссионерского мероприятия). Как только успокаиваешься, думаешь, что все понял, и все контролируешь, перестаешь молиться - Бог обязательно покажет, как это смешно и глупо - на себя надеяться. И наоборот: вы можете быть совершенно не готовы, может быть, даже на сердце что-то требующее исповеди - но кроме вас некому. И тогда молишься "Господи, не ради меня, ради вот этих вот людей" - и с удивлением смотришь, как все устраивается. Итак: у вас есть знание в общих чертах, как что-то делать. Теперь надо молиться о том, чтобы делать не от себя, но так, как угодно Богу.

Главные ошибки в планировании и организации миссионерских мероприятий:

? браться за все, не умея отличить главное от второстепенного и отсечь лишнее,

? вообще не думать о цели или забыть о ней в процессе проведения мероприятия,

? уделить недостаточно внимания конкретике (на этапе планирования и распределения ответственности),

? слишком полагаться на свои силы, методики, забывая о том, что, в конечном счете, успех всякого дела – в руке Божией (Тов. 4:19, Иак. 4:13-16); на практике это выражается в пренебрежении молитвой о помощи Божией.

Рекомендуемое чтение: Книга Неемии, 2 глава.

Задание. Продумайте акцию, приуроченную к Рождеству и Богоявлению.